Werkzeug
Team Retrospektive
Purpose
Im Team aus Erfahrungen lernen
Retrospektiven finden in der agilen Methode Scrum nach jedem Sprint statt – als Evaluation, um aus Fehlern und aus positiven Geschehnissen zu lernen. Sie folgen dem Scrum-Grundsatz »Inspect & Adapt«, also nicht erst nach Abschluss eines Projekts, sondern laufend kritisch die Zusammenarbeit zu reflektieren und anzupassen, um noch besser und effektiver zusammenzuarbeiten. Retrospektiven lassen sich auch außerhalb von Scrum in jedem Team anwenden, je nach Arbeitsweise als regelmäßige Evaluation der Zusammenarbeit oder nach erreichten Zwischenzielen. So wird die permanente Weiterentwicklung der Zusammenarbeit zur Regel.
Guter Zeitpunkt
Monatlich oder nach Erreichen eines Etappenziels. Oder ganz aktuell um die Learnings des Teams aus den Zeiten der Lockdowns auszuwerten – dann kann die Retrospektive auf diesen größeren Zeitraum (zB mehrere Monate) angewandt werden.
Dauer
45 Minuten bis zwei Stunden
Vorbereitung
Eine Vorbereitung der Teilnehmenden ist nicht nötig. Die Rolle Moderation bereitet den Raum mit Möglichkeiten zur Visualisierung
und dem Ergebnis-Board der letzten Retrospektiven vor.
Staff
Alle Mitglieder des Teams sind dabei
Anleitung
Eine Moderation leitet die Retrospektive. Sie beginnt mit dem Check-in, wo jede Teilnehmende kurz zu Wort kommt. Anschließend wirft die Moderation mit dem Team einen Blick auf das Retrospektiven Board und checkt die Schritte, die in den letzten Retrospektiven vereinbart wurden. Die Frage ist dabei nur an die jeweils Verantwortlichen, ob die Aufgabe erledigt ist: »Check or No-Check?« (erledigt oder nicht erledigt?). Keine weitere Diskussion wird zugelassen.
Nun beginnt die aktuelle Retrospektive mit der Sicherheitsfrage: Jede Teilnehmende notiert auf einem Klebezettel: Auf einer Skala von eins bis fünf: Wie frei meine ich in dieser Runde sprechen zu können? Die Moderation sammelt die Zettel verdeckt ein und macht sie am Flipchart sichtbar. Dies dient als Stimmungsbild für die Offenheit im Team und gegebenenfalls als Anlass, um sich gesondert mit dem Thema Offenheit auseinanderzusetzen: Wie schaffen wir mehr Vertrauen untereinander? In der Retrospektive ist es ein kurzer Punkt und die Entscheidung der Moderation, ob sie eine Handlung daraus ableiten will.
Dann geht der Blick auf die vergangenen vier Wochen oder die vergangene Etappe mit folgenden Leitfragen:
– Was lief gut? Welche unserer Ziele haben wir erreicht?
– Was lief nicht gut?
– Wie können wir besser werden (Zusammenarbeit, Inhalt, Prozesse)?
Jede Teilnehmende hat Zeit, die Phase für sich zu reflektieren und ihre Antworten auf die Fragen 1 und 2 auf Klebezettel zu schreiben
Die Moderation startet mit Frage 1 und alle bringen ihre Notizen mit kurzer Erklärung dazu auf eine Metaplanwand. Die Moderation hilft gleich zu clustern: Welche Notiz gehört zu Zusammenarbeit, zu Inhalt oder zu Prozess?
Es folgt eine Gesamtsicht: Was fällt uns auf? Was zieht sich durch? Was können wir feiern?
Dann folgt Frage 2 nach dem gleichen Schema. Auch hier die Gesamtsicht: Was fällt auf? Wo hakt es am meisten? Was nehmen wir in den Fokus?
Der nächste Schritt ist wieder ein Solo: Jede sammelt auf Klebezettel ihre Ideen zu Frage 3 mit Bezug auf den Fokus, den das Team gewählt hat. Aber auch alle Ideen für andere Verbesserungspunkte sind erlaubt. Die Antworten werden
auf der Wand angebracht und kurz erläutert.
Dann stimmt das Team mit Klebepunkten darüber ab, welche Verbesserung im Moment den höchsten Nutzen zur Erfüllung des Purpose hat. Jede hat drei Punkte, mit denen sie Vorschläge priorisieren kann. Auch alle drei Punkte zu einem Vorschlag dürfen geklebt werden.
Die Moderation wählt die drei priorisierten Verbesserungsvorschläge und vereinbart mit dem Team den jeweils konkreten nächsten Schritt: Wer erledigt was bis wann, damit wir diese Verbesserung erreichen? Das Ergebnis wird auf einem Board dokumentiert, um in der nächsten Retrospektive sichtbar zu sein.
Den Abschluss bildet eine Wertschätzungsrunde. Für jedes Teammitglied lautet die Frage an die anderen: Welche Stärke haben wir in dieser Phase an dir erlebt? Die Moderation steuert einen schnellen Wechsel (eine bis zwei Minuten pro Teammitglied, jede sagt, was ihr zu der Person einfällt).
Als Check-out antwortet jede kurz auf die Frage: Wie hilfreich habe ich diese Retrospektive erlebt? Was können wir bei der nächsten besser machen?
Herkunft der Methode
Vorbild dieser Retrospektive liefert die agile Methode Scrum. Hier leitet die Rolle Scrum Master nach jedem Sprint eine 45-minütige Retrospektive. Wir haben die Methode für Teams außerhalb von Scrum abgewandelt.